Doc@Pinco platforması ilə korporativ sənəd dövriyyəsini optimallaşdırın. İş axınlarını avtomatlaşdırın, sənədləri təhlükəsiz saxlayın və məhsuldarlığı artırın.

Doc@Pinco ilə Korporativ Sənəd Dövriyyəsini Sadələşdirin və Sürətləndirin

Sənəd axtarışına sərf olunan vaxtı 40%-ə qədər azaltmaq üçün hər bir yeni faylı dərhal üç spesifik layihə açar sözü və bir status teqi (məsələn, ‘dərkənarda’, ‘təsdiqdə’, ‘yekunlaşmış’) ilə işarələyin. Bu metod axtarış filterlərinin dəqiqliyini artırır və məlumatın tapılmasını saniyələr səviyyəsinə endirir.

Mürəkkəb və çoxsəviyyəli qovluq iyerarxiyasından çəkinin. Bunun əvəzinə, sənədlərin adlandırılması üçün vahid bir standart tətbiq edin: [Tarix]_[LayihəKodu]_[SənədNövü]_v[Versiya]. Bu yanaşma, axtarış sisteminin alqoritmlərinin sənədləri daha dəqiq indeksləşdirməsinə və istifadəçilərin məlumatı 2-3 kliklə tapmasına imkan yaradır.

Sənədin yeni versiyalarını ‘hesabat_son_versiya_2.docx’ kimi fərqli adlarla yadda saxlamaq praktikasından tamamilə imtina edin. Platformanın daxili versiyalara nəzarət funksiyasından istifadə edin. Bu, eyni vaxtda edilən düzəlişlərin yaratdığı ziddiyyətlərin qarşısını alır və hər bir dəyişikliyin müəllifini və tarixini avtomatik qeydə alaraq şəffaf bir audit izi formalaşdırır.

Doc@Pinco ilə iş üçün təlimat

Yeni sənəd yaratmaq üçün “Sənədlər” bölməsinə keçin və “Yeni Yarat” düyməsini sıxın. Açılan pəncərədə sənədin növünü, məsələn, müqavilə, hesabat və ya əmr olaraq təyin edin və tələb olunan atributları doldurun.

Sənəd üzrə tapşırıq təyin etmək üçün sənədi seçib “Marşrut” panelini aktivləşdirin. “İcraçılar” sahəsinə məsul şəxsləri əlavə edin və hər birinə konkret son icra tarixi verin. Statusu “İcrada” olaraq dəyişdirin ki, proses başlasın.

Redaktə edilmiş sənədi yadda saxladıqda, elektron sənəd dövriyyəsi proqramı avtomatik yeni versiya yaradır. Əvvəlki versiyalara baxmaq üçün sənəd kartındakı “Tarixçə” bölməsinə daxil olun. Buradan istənilən versiyanı bərpa etmək və ya dəyişiklikləri müqayisə etmək olar.

Sənədləri sürətli tapmaq üçün əsas paneldəki axtarış sahəsindən istifadə edin. Dəqiq nəticələr əldə etmək məqsədilə filtrasiya funksiyasını tətbiq edin: sənədin nömrəsinə, yaradılma tarixinə, müəllifinə və ya mətnindəki açar sözlərə görə axtarış aparın.

Giriş hüquqlarını tənzimləmək üçün sənəd və ya qovluq üzərində kontekst menyusunu açaraq “Giriş Hüquqları” bəndini seçin. Həmin pəncərədə konkret istifadəçilərə və ya qruplara yalnız oxumaq, redaktə etmək və ya tam nəzarət səlahiyyətləri təqdim edə bilərsiniz.

Doc@Pinco-da ilk sənədinizin yaradılması və qovluqlar üzrə strukturlaşdırılması

İş sahənizdə ilk sənədi tərtib etmək üçün naviqasiya panelindəki “+ Yeni Sənəd” düyməsini sıxın. Açılan pəncərədə sənəd növünü (məsələn, “Müqavilə”, “Hesabat”, “Arayış”) seçin və ona unikal ad verin. Adlandırmada layihə kodu və ya tarix kimi elementlərdən istifadə etmək axtarışı asanlaşdırır: məsələn, MUQ_2024-10-25_PartnyorAdi.

Sənədlərinizi birbaşa ana qovluqda saxlamaqdan çəkinin. Bu, sonradan yüzlərlə fayl arasında axtarış aparmağı çətinləşdirir. Bunun əvəzinə, məntiqi struktur yaradın. Strukturlaşdırmağa “Şöbələr” və ya “Layihələr” adlı əsas qovluqlar yaratmaqla başlayın.

Məsələn, “Marketinq” qovluğunun içində Q3_Kampaniyası adlı alt qovluq, onun da içində “Müqavilələr”, “Təqdimatlar” və “Hesabatlar” kimi qovluqlar yerləşdirilə bilər. Bu cür iyerarxiya sənədlərin aid olduğu konteksti dəqiq göstərir və komanda üzvlərinin faylları tez tapmasına şərait yaradır.

Hər bir qovluq üçün giriş hüquqlarını təyin edin. “Maliyyə Hesabatları” qovluğuna yalnız mühasibatlıq şöbəsinin girişini təmin etmək məxfiliyi qoruyur. İşləri bitmiş layihələrin sənədlərini isə “Arxiv” qovluğuna köçürün və ona “yalnız oxumaq” statusu verin. Bu, aktiv iş sahənizi lazımsız fayllardan təmizləyir.

Sənəd yaratdıqdan dərhal sonra onu müvafiq qovluğa yerləşdirin. Qovluq adlarında qısa və aydın ifadələr seçin. Məsələn, “Ümumi” və ya “Müxtəlif” kimi qovluq adlarından uzaq durun, çünki bu adlar sənədin məzmunu barədə heç bir məlumat vermir.

Sənəd versiyalarının izlənməsi və əvvəlki dəyişikliklərin bərpası addımları

Sənədin əvvəlki variantını bərpa etmək üçün sənəd kartındakı “Tarixçə” bölməsinə keçin. Siyahıdan geri qaytarmaq istədiyiniz versiyanı seçin və “Bərpa et” düyməsini sıxın. Bu əməliyyat seçilmiş köhnə versiyanın məzmunu ilə yeni bir versiya yaradacaq. Məsələn, v2.0 versiyasını bərpa etdikdə, sistem onu v3.1 kimi qeydə alaraq cari sənəd halına gətirir və dəyişikliklərin xronologiyasını pozmur.

Hər bir sənədin dəyişiklik tarixçəsinə baxmaq üçün onun adı üzərinə klikləyərək əsas məlumat pəncərəsini açın. Açılan pəncərədə “Versiyalar” və ya “Dəyişiklik jurnalı” adlı tabı tapın. Burada hər bir versiyanın nömrəsi, müəllifi, redaktə tarixi və vaxtı, həmçinin əlavə edilmiş qısa şərh dəqiq göstərilir. Faylın ölçüsündəki dəyişiklik də bu bölmədə əks olunur.

Dəyişiklikləri detallı analiz etmək üçün iki versiyanı seçib “Müqayisə et” əmrini aktivləşdirin. Proqram təminatı hər iki mətni yan-yana göstərəcək, silinmiş hissələri qırmızı rənglə üstündən xətt çəkərək, əlavə edilmiş mətnləri isə yaşıl rənglə vurğulayaraq fərqləri vizual olaraq təqdim edəcək. Bu funksiya hüquqi sənədlərdə və ya müqavilələrdə edilən kiçik düzəlişləri sürətlə tapmağa imkan verir.

Sənəd üzərində eyni anda bir neçə əməkdaşın işləməsi zamanı yaranan toqquşmaların qarşısını almaq məqsədilə, sənədi redaktə etməzdən əvvəl onu “Kilidlə” (Check-out) statusuna keçirin. Bu, siz redaktəni bitirib sənədi “Kiliddən çıxarana” (Check-in) qədər digər istifadəçilərin dəyişiklik etməsini məhdudlaşdırır və hər dəyişikliyin ayrıca bir versiya kimi saxlanmasını təmin edir.